Términos y Condiciones

PRIMERO. (Antecedentes)

Daniel Pazmiño, con Registro Único de Contribuyentes (RUC) 1709832719001 y domicilio en la ciudad de Quito, República del Ecuador, en calidad de creador, legítimo titular y operador del software y marca comercial “SIF — Sistema de Facturación Electrónica” (en adelante “El Propietario” o “SIF”), es exclusivo y único propietario de todos los derechos de propiedad intelectual sobre el software denominado “SIF” y del sitio web “sif.ec” (en adelante el “Software”), así como de todo el material relativo al mismo.
El “Sistema” es una plataforma en línea que brinda herramientas de gestión y facturación electrónica para empresas y contribuyentes localizados en la República del Ecuador y otros países de la región. Permite centralizar, ordenar, categorizar y sistematizar información referida a la administración de empresas y la emisión de comprobantes electrónicos tributarios.
A partir de la versión vigente del “Sistema”, el acceso y uso se presta bajo un modelo de prepago con cobro por uso, conforme a lo establecido en la cláusula DÉCIMO de este documento.
El presente documento establece los términos y condiciones que serán aplicables a todos los “Clientes” que utilicen de cualquier modo el “Sistema”, bajo cualquiera de sus opciones (aplicación móvil, aplicación web o aplicación de escritorio).
La utilización del “Sistema” implica el íntegro conocimiento y aceptación de estos términos y condiciones, así como de las decisiones que conforme a derecho adopte “El Propietario” sobre cualquier cuestión no prevista, sin perjuicio de condiciones particulares que las partes pudieran pactar expresamente y por escrito. El “Cliente” declara haber leído y comprendido el presente documento antes de aceptarlo.

SEGUNDO. (Definiciones)

A los efectos de estos términos y condiciones, los siguientes términos y expresiones tendrán los siguientes significados:

“Cliente”: personas naturales o jurídicas que hacen uso del “Sistema” bajo la modalidad SaaS, según la regulación de los presentes términos y condiciones.
“Sistema”, “Software” o “SIF”: el sistema informático de exclusiva propiedad de “El Propietario”, que únicamente puede utilizarse mediante conexión a Internet.
“Modalidad SaaS”: la licencia de uso brindada al “Cliente” sobre el “Sistema”, conjuntamente con los servicios de mantenimiento y alojamiento de datos en la nube.
“Host” / “Servidor” / “Hosting”: el servicio web que proporciona capacidad de cómputo y base de datos en servidores en la nube.
“Software de Base”: los programas de ordenador diferentes y necesarios para que el “Sistema” funcione correctamente.
“Partes”: los comparecientes, denominados conjuntamente.
“Saldo” o “Wallet”: el crédito prepago, expresado en dólares de los Estados Unidos de América, que el “Cliente” mantiene a favor en el “Sistema” y del cual se debita el consumo. El Saldo es por usuario titular y cubre el consumo de todas las empresas que administre.
“Recarga”: el aporte de Saldo que realiza el “Cliente” mediante cualquiera de los medios de pago habilitados.
“Consumo”: el uso medido del “Sistema” por las operaciones realizadas por el “Cliente”, conforme a las tarifas vigentes.
“Telemetría”: el registro automático de las operaciones y del consumo realizados en el “Sistema”, que constituye la base de la facturación por uso.
“Tarifas”: los precios unitarios y parámetros de cobro vigentes, publicados en el propio “Sistema” (sección “Consumo y Pagos” y “Administración SaaS”).
“Mes de Consumo”: el período mensual calendario calculado según el país y huso horario configurado para cada empresa del “Cliente”.
“Período de Gracia”: el plazo posterior a la notificación de saldo insuficiente durante el cual el “Sistema” mantiene su operatividad antes de aplicar el bloqueo.
“Bloqueo”: la suspensión temporal de las operaciones de creación de documentos y demás funcionalidades definidas por “El Propietario” cuando el “Cliente” mantiene saldo negativo vencido el Período de Gracia.
“Pasarela de Pago”: los proveedores externos habilitados para procesar pagos (por ejemplo, De Una o Payphone), sujetos a sus propios términos y condiciones.
“Documento Electrónico”: los comprobantes electrónicos emitidos a través del “Sistema” y autorizados por el Servicio de Rentas Internas (SRI) u otra autoridad competente.

TERCERO. (Modalidad SaaS y cobro por uso)

Por el uso del “Sistema”, “El Propietario” otorgará al “Cliente” los siguientes derechos y servicios: licencia de uso de los módulos del “Sistema”; servicios de soporte y mantenimiento; servicios de alojamiento de datos (hosting); y actualización de versiones.
El “Sistema” se factura exclusivamente por uso, de acuerdo con las Tarifas vigentes y el Consumo registrado por Telemetría. No existe una tarifa fija mensual obligatoria, sin perjuicio de que “El Propietario” pueda ofrecer planes o promociones específicas.
Para operar, el “Cliente” debe mantener Saldo prepago. El Consumo de cada Mes de Consumo se debita automáticamente del Saldo una vez cerrado el mes, conforme a la cláusula DÉCIMO.
Las Tarifas, los parámetros de cobro (incluido el Período de Gracia), los métodos de pago y las cuentas bancarias habilitadas se publican en el propio “Sistema” y pueden ser actualizados conforme a la cláusula DÉCIMO SÉPTIMO.

CUARTO. (Licencia)

La licencia de uso es personal, no exclusiva, no transferible y limitada al “Cliente” y a los usuarios que este autorice a través de los perfiles del “Sistema”.
El “Cliente” no podrá copiar, modificar, descompilar, sublicenciar, arrendar, vender ni explotar el “Sistema” o cualquiera de sus componentes, salvo autorización escrita de “El Propietario”.
Todos los derechos no expresamente concedidos en este documento quedan reservados a “El Propietario”.

QUINTO. (Mantenimiento y Soporte)

“El Propietario” prestará servicios de soporte a través de los canales oficiales publicados en el “Sistema”: correo electrónico soporte@sif.ec, WhatsApp y Telegram.
“El Propietario” realizará las labores de mantenimiento preventivo y correctivo que resulten necesarias para la operatividad del “Sistema”, procurando minimizar las interrupciones del servicio.
No se incluye soporte por uso indebido, configuraciones no documentadas, equipos o redes del “Cliente”, o servicios de terceros.

SEXTO. (Firma Electrónica y Certificados Digitales)

Mandato e instrucción de firmado. Para la emisión y autorización de comprobantes electrónicos ante el Servicio de Rentas Internas (SRI), el “Cliente” carga en el “Sistema” su archivo de certificado de firma electrónica (formato .p12 o equivalente) y su respectiva contraseña. Mediante este acto, el “Cliente” confiere mandato expreso e instrucción técnica a “El Propietario” para que el “Sistema” aplique automáticamente dicha firma electrónica a los documentos tributarios generados por el “Cliente”.
Responsabilidad exclusiva del Cliente. De conformidad con los artículos 13, 14, 17 y 20 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos (LCEFEMD), el “Cliente” declara bajo su entera responsabilidad que es el legítimo titular o apoderado legal facultado del certificado digital suministrado. La custodia de la clave, la veracidad de los datos del comprobante, el sustento tributario de las transacciones y la validez o vigencia de la firma electrónica ante la Entidad de Certificación de Información acreditada son de exclusiva responsabilidad del “Cliente”.
Exoneración técnica. “El Propietario” actúa como mero ejecutor técnico desasistido del proceso de firmado automatizado. “El Propietario” no responderá por el rechazo, anulación, sanciones o perjuicios derivados de firmas electrónicas caducadas, revocadas, suspendidas o adquiridas ante entidades no autorizadas en la República del Ecuador.

SÉPTIMO. (Capacitación)

“El Propietario” pondrá a disposición del “Cliente” guías y material de ayuda dentro del “Sistema”. Cualquier capacitación adicional será coordinada por los canales oficiales y podrá estar sujeta a condiciones particulares.

OCTAVO. (Alojamiento de Datos)

“El Propietario” hace constar que utiliza servicios de alojamiento en la nube provistos por “Vultr”, servicios de notificaciones de “Google Firebase” y pasarelas de pago de terceros. Las condiciones de dichos proveedores resultan aplicables en lo que corresponda, y el “Cliente” las acepta.
Cualquier contingencia o eventualidad que cause un perjuicio al “Cliente” y que esté motivada por fallas, alteraciones o modificaciones de los servicios provistos por dichos terceros no será de responsabilidad del “Propietario”, siendo ajenos a su voluntad y de imposible control.

NOVENO. (Actualización de Versiones)

“El Propietario” podrá actualizar, mejorar o modificar el “Sistema” en cualquier momento, incluyendo funcionalidades, interfaces y componentes técnicos. Las actualizaciones podrán requerir la instalación de nuevas versiones de las aplicaciones para su correcto funcionamiento.

DÉCIMO. (Precio, saldo prepago, recargas y facturación)

Modelo de cobro. El uso del “Sistema” se cobra por uso, contra el Saldo prepago del “Cliente”. Las Tarifas vigentes y el detalle del Consumo se encuentran publicados en el “Sistema” (sección “Consumo y Pagos”); el “Cliente” es responsable de revisar periódicamente dicha información.
Consumo medido. El Consumo se determina automáticamente por Telemetría e incluye, de manera enunciativa y no limitativa: documentos electrónicos (facturas, notas de crédito y retenciones), documentos simples (notas de venta, proformas y órdenes), correos enviados, almacenamiento utilizado y registros de catálogos (productos, clientes, proveedores, empleados, categorías, sucursales y puntos de venta). Los valores, tramos y topes aplicables son los publicados en el “Sistema”.
Cierre mensual y débito. El Consumo de cada Mes de Consumo se calcula según el país y huso horario de la empresa y se debita automáticamente del Saldo una vez cerrado el mes. “El Propietario” podrá emitir y poner a disposición del “Cliente” el detalle del consumo mensual.
Saldo insuficiente, gracia y bloqueo. Si al cierre del mes el Saldo del “Cliente” resulta negativo, “El Propietario” notificará tal situación y otorgará un Período de Gracia de tres (3) días, o el plazo vigente informado en el “Sistema”. Vencido dicho plazo sin que el Saldo sea regularizado, “El Propietario” podrá aplicar el Bloqueo de las empresas del titular, quedando suspendidas las operaciones correspondientes. El servicio se restablecerá automáticamente cuando el “Cliente” realice una Recarga que cubra el saldo negativo.
Recargas. El monto mínimo de Recarga es de USD 1,00, o el valor vigente informado en el “Sistema”. El valor de la Recarga corresponde al monto neto de Saldo más el Impuesto al Valor Agregado (IVA) que corresponda según la normativa vigente; las pasarelas cobran el valor total y el Saldo acreditado es el neto. Toda Recarga aprobada genera automáticamente su factura electrónica, para lo cual el “Cliente” deberá proporcionar datos de facturación veraces, completos y actualizados, siendo el único responsable por su exactitud.
Medios de pago. Los medios habilitados podrán incluir transferencia bancaria, De Una y Payphone, u otros publicados en el “Sistema”. Las Recargas permanecen en estado pendiente hasta su confirmación: la transferencia bancaria requiere validación manual por parte de “El Propietario”; los pagos por pasarela se confirman mediante los mecanismos de notificación de la propia pasarela, por lo que la acreditación puede demorar. “El Propietario” no almacena datos completos de tarjetas; el procesamiento se rige por los términos de cada Pasarela de Pago.
Naturaleza del Saldo. Los valores acreditados constituyen saldo a favor del “Cliente” destinado exclusivamente a cubrir Consumo dentro del “Sistema”. En el giro ordinario del servicio, el Saldo no es reembolsable en dinero ni transferible a terceros. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de terminación unilateral del contrato por parte de “El Propietario” sin causa imputable al “Cliente”, o en caso de rescisión justificada por el “Cliente” frente a incrementos tarifarios no aceptados conforme a la cláusula DÉCIMO SÉPTIMO, el Saldo neto a favor no consumido será liquidado y restituido al “Cliente” mediante transferencia bancaria a su cuenta verificada, previa deducción justificada de comisiones bancarias o de pasarela directamente incurridas. Los saldos originados por cobros duplicados o errores comprobados serán reembolsados o acreditados en su totalidad. El Saldo no genera intereses.
Cambios de Tarifas. “El Propietario” podrá modificar las Tarifas, notificando al “Cliente” con la debida anticipación conforme a la cláusula DÉCIMO SÉPTIMO. Las nuevas Tarifas no afectarán consumos de meses ya facturados, los cuales conservan el costo calculado al momento de su cierre. El “Cliente” podrá rescindir el contrato conforme a la cláusula DÉCIMO SÉPTIMO.

DÉCIMO PRIMERO. (Información Confidencial)

Toda la información que reciba o a la que tenga acceso cualquiera de las Partes en virtud de la relación que surge del presente contrato será de naturaleza confidencial (“Información Confidencial”). Dicha Información Confidencial no podrá ser divulgada, publicada, difundida ni utilizada de modo alguno por la Parte receptora sin la autorización expresa de la otra parte.
La Parte receptora deberá proteger la Información Confidencial de la Parte informante con el mismo grado de cuidado y confidencialidad con que protege su propia información confidencial.
No existe obligación de confidencialidad respecto de información que: estuviera legítimamente en poder de la Parte receptora antes de recibirla; sea de dominio público sin culpa de la Parte receptora; sea obtenida de buena fe de un tercero con derecho a divulgarla; o haya sido desarrollada de manera independiente sin participación de personas con acceso a la Información Confidencial.
La Parte receptora no obtendrá, por virtud de este contrato, derechos de propiedad o participación alguna sobre la Información Confidencial de la otra parte.
Finalizada la relación, cada Parte deberá destruir de manera definitiva la Información Confidencial que hubiera obtenido de la otra Parte durante su vigencia, sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación que resulten aplicables.

DÉCIMO SEGUNDO. (Responsabilidades y Limitaciones)

“El Propietario” mantendrá indemne al “Cliente” por cualquier conflicto o contingencia que surja a consecuencia de reclamos de propiedad intelectual relacionados con el “Sistema”.
“El Propietario” solo será responsable por daños directos ocasionados por errores en sus “Sistemas” o servicios siempre y cuando le sean enteramente imputables a título de dolo o culpa grave legalmente comprobados, de conformidad con el artículo 1469 del Código Civil ecuatoriano. En ningún caso “El Propietario” responderá por lucro cesante, pérdida de ingresos comerciales, perjuicios indirectos o pérdidas de información causadas por factores ajenos a su control razonable.
Salvo mandato legal imperativo en contrario o en casos de dolo o culpa grave judicialmente declarados, la responsabilidad patrimonial acumulada de “El Propietario” frente al “Cliente” por cualquier contingencia derivada del uso del “Sistema” estará limitada como máximo a la suma total efectivamente pagada por el “Cliente” por concepto de consumos de software durante los tres (3) meses inmediatamente anteriores al hecho que motivó el reclamo.
Indisponibilidad del Servicio de Rentas Internas (SRI). “El Propietario” no será responsable bajo ningún concepto por intermitencias, demoras, rechazos o imposibilidad temporal de recepción y autorización de comprobantes electrónicos atribuibles a caídas, fallas, ventanas de mantenimiento o saturación en la plataforma y servicios web del Servicio de Rentas Internas (SRI), considerándose tales eventos como hechos de un tercero ajenos al control de SIF.
El “Cliente” es el único responsable por los contenidos, datos comerciales y documentos tributarios que aloja y gestiona en el “Sistema”; “El Propietario” no audita ni controla sustantivamente los contenidos alojados. El “Cliente” declara que toda su actividad es lícita y no contraviene regulaciones tributarias, societarias ni penales vigentes.
El “Cliente” es responsable exclusivo de la custodia y confidencialidad de sus credenciales de acceso, contraseñas y certificados de firma electrónica. “El Propietario” no responderá por el uso no autorizado derivado del descuido, revelación o pérdida de dichas credenciales atribuibles al “Cliente” o sus dependientes.
“El Propietario” no será responsable por las interrupciones, demoras o fallos atribuibles a las Pasarelas de Pago, instituciones bancarias, proveedores de servicios de telecomunicaciones o infraestructura de terceros.

DÉCIMO TERCERO. (Protección de Datos y Encargo de Tratamiento)

El tratamiento de datos personales de las Partes se rige por la Política de Privacidad de SIF, que forma parte integrante de estos Términos y Condiciones.
Acuerdo de Encargo de Tratamiento (DPA). En relación con los datos personales de terceros (clientes, proveedores, empleados) que el “Cliente” registre o procese en el “Sistema” para su gestión empresarial y tributaria, las Partes acuerdan expresamente de conformidad con el artículo 50 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su Reglamento General:
- El “Cliente” actúa como Responsable del Tratamiento y “El Propietario” actúa como Encargado del Tratamiento.
- “El Propietario” tratará dichos datos exclusivamente por cuenta y bajo las instrucciones del “Cliente”, limitándose a lo indispensable para la prestación de los servicios de la plataforma.
- “El Propietario” garantiza que el personal técnico autorizado a procesar los datos ha asumido un compromiso expreso de confidencialidad.
- “El Propietario” implementará medidas técnicas y organizativas adecuadas según el artículo 40 de la LOPDP para salvaguardar la seguridad de los datos.
- En caso de vulneración de seguridad que comprometa datos personales tratados por cuenta del “Cliente” (Art. 45 LOPDP), “El Propietario” notificará al “Cliente” sin dilación indebida para facilitar sus deberes de reporte legal.
- A la terminación del servicio, “El Propietario” facilitará la exportación de la información del “Cliente” y procederá a su supresión o bloqueo, conservando únicamente los respaldos que resulten exigibles por la normativa tributaria (plazo de prescripción de 7 años) y contable ecuatoriana.
El “Cliente” declara y garantiza que cuenta con base legal suficiente de conformidad con el artículo 7 de la LOPDP para ingresar y tratar los datos de sus respectivos titulares en el “Sistema”.

DÉCIMO CUARTO. (Finalización)

“El Propietario” podrá poner fin al presente contrato con una notificación previa a la contraparte. El “Cliente” podrá poner fin al contrato en cualquier momento.
Cualquiera de las Partes podrá rescindir el contrato si existen incumplimientos graves de la otra Parte a las obligaciones principales que surgen del contrato, o incumplimiento reiterado de obligaciones secundarias.
“El Propietario” podrá suspender o finalizar el contrato y el acceso al “Sistema” en caso de falta de pago, saldo negativo vencido el Período de Gracia, uso indebido o incumplimiento de estos términos y condiciones.
Finalizado el contrato, el “Cliente” podrá solicitar la exportación de su información dentro de los plazos y formatos que el “Sistema” habilite. “El Propietario” conservará la información que resulte exigible por la normativa tributaria, contable o de protección de datos aplicable. La liquidación o reembolso del Saldo a favor remanente, cuando resulte legalmente procedente, se regirá por lo dispuesto en la cláusula DÉCIMO.

DÉCIMO QUINTO. (Notificaciones y comunicaciones)

Las Partes considerarán válidas las notificaciones realizadas a los respectivos correos electrónicos registrados.
También se considerará válida cualquier notificación siempre que se obtenga el acuse de recibo de la otra Parte, otorgado por persona con facultades de representación suficientes a tales efectos.
“El Propietario” podrá realizar notificaciones operativas y de cobro a través del propio “Sistema”, incluidas notificaciones push y avisos en la aplicación. El “Cliente” acepta utilizar los diversos medios de comunicación implementados por “El Propietario”, debiendo abstenerse de utilizarlos para difundir material no relacionado con el uso legítimo del “Sistema”.
“El Propietario” podrá tener por no recibidas las comunicaciones que le sean realizadas sin que se verifique el correspondiente acuse de recibo o constancia similar de su recepción.

DÉCIMO SEXTO. (Jurisdicción y Ley Aplicable)

El presente acuerdo se regirá e interpretará conforme a las leyes de la República del Ecuador. En caso de controversias derivadas de la validez, interpretación o ejecución de este contrato, las Partes procurarán resolverlas directamente de buena fe. De no llegar a un acuerdo, se someterán a los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Quito, salvo disposición legal imperativa en contrario prevista en la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor o el Código de Comercio.

DÉCIMO SÉPTIMO. (Modificaciones)

Estos Términos y Condiciones, así como las Tarifas y parámetros de cobro, podrán ser modificados por “El Propietario”. Toda modificación sustancial será notificada a través del “Sistema” o al correo electrónico registrado con al menos quince (15) días calendario de anticipación a su entrada en vigencia.
Dentro del plazo de quince (15) días calendario siguientes a la notificación, el “Cliente” podrá manifestar su disconformidad y rescindir el contrato sin penalidad alguna. En tal evento, el “Cliente” tendrá derecho a la liquidación y restitución del Saldo a favor no devengado conforme a la cláusula DÉCIMO.
El uso continuado del “Sistema” o la realización de nuevas recargas una vez vencido el plazo de preaviso constituirá la aceptación plena de los nuevos términos y tarifas.

DÉCIMO OCTAVO. (Aceptación y contacto)

El “Cliente” acepta estos Términos y Condiciones al registrarse, al contratar el servicio o al utilizar el “Sistema” en cualquiera de sus modalidades.
Para consultas, reclamos o notificaciones relacionadas con este documento, el canal oficial es el correo electrónico soporte@sif.ec.
“El Propietario” podrá solicitar en cualquier momento la aceptación expresa de la versión vigente de estos Términos y Condiciones dentro del “Sistema”.

Términos y Condiciones de Uso